Service · Emails et documents
Emails et documents : moins de copier-coller
Les emails sont triés et étiquetés, les réponses courantes sont préparées, les documents répétitifs (attestations, comptes rendus d’intervention, bons de commande) sont générés à partir de vos modèles.
Principe
- Email reçu
Lecture et étiquetage
- Pièce jointe
Classement dans le bon dossier
- Modèle
Document généré
À partir de vos informations.
- Contrôle
Vous vérifiez et envoyez
Le constat
Pourquoi automatiser
La boîte mail mélange demandes de clients, factures de fournisseurs, publicités et messages administratifs. Il faut tout ouvrir pour savoir quoi traiter.
Les mêmes documents sont refaits à la main : copier le nom du client, l’adresse, la date, le détail de l’intervention.
Exemples concrets
Ce que cela peut faire
- Tri automatique
- Demandes de devis, factures fournisseurs, administratif : chaque email est étiqueté et classé.
- Pièces jointes rangées
- Les factures fournisseurs reçues par email sont enregistrées dans le bon dossier, prêtes pour le comptable.
- Documents générés
- Attestation d’entretien ou compte rendu d’intervention créé à partir d’un modèle et des informations saisies sur place.
Avant de commencer
Ce qu’il faut avoir
- Une messagerie professionnelle (Gmail, Outlook…).
- Vos modèles de documents actuels, même imparfaits.
Limites
Ce que cette automatisation ne fait pas
- Un email ambigu peut être mal classé : un dossier « à vérifier » reçoit les cas incertains.
- Avec la facture électronique, les factures reçues passent progressivement par une plateforme agréée et non plus par email : l’automatisation devra s’y adapter.
Questions fréquentes
Vos questions
L’automatisation lit-elle tous mes emails ?
Seulement ceux qui correspondent aux règles définies ensemble (par exemple les emails reçus sur une adresse de devis). Le périmètre est écrit dans la proposition.
Voir aussi
Les coûts de fonctionnement de ce service dépendent des outils et des volumes : ils sont estimés pendant l’audit, avec leurs sources, avant tout engagement.
Audit gratuit
Voyons ensemble ce qui vous fait perdre du temps
Un audit gratuit de 20 minutes, à distance (plus si besoin). Vous repartez avec les priorités, ce qui est faisable avec vos outils et une estimation des coûts. Sans engagement.